一、项目概况

1.采购项目名称：深圳市公安局深汕特别合作区分局
2025年档案数字化服务项目。

2.目前分局2019年至2023年已统计的未进行数字化加工的文书、财务等档案不少于24万页，为确保分局档案的规范管理和安全及档案数字化建设工作，开展档案工作服务采购，服务内容包括档案数字化、档案整理和保管等工作。

3.服务内容：本项目外包工作包括档案数字化服务、档案整理和保管服务等，具体为：档案整理、案卷信息和索引信息录入、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据分类提取、数据挂接、数据定期交付验收、数据备份、档案入库、成果管理、档案保管与寄存、实现智能检索等服务。本项目采取集中加工的方式，供应商安排人员进驻我分局的加工现场，所有工作流程均在我分局的加工现场完成。

4.服务要求：确保服务工作符合档案规定的质量标准，包括但不限于以下服务要求：
    （一）具体技术要求
    应提供档案数字化及整理过程中所需的技术、系统和设备等。
    1.应提供一套高效的档案数字化加工系统，对采购方档案进行整理扫描，系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、影像修正、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。
    2.应提供一套高效的图文处理系统软件，能实现扫描影像的OCR识别及文件(案卷)PDF、OFD转换,常规印刷体扫描图片的识别率达98%以上，识别之后的文字可生成WORD、PDF、OFD等常规文件格式；并具备单页合并、多页拆分、批量更名、单层PDF转换、双层PDF转换、OFD转换以及OCR转Word文档功能。
    3.应提供一套数字化加工安全保护系统，具备权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。
    4.应符合公安行业相关档案数字化要求的相关资质，在数字化加工过程中应使用正版软件，数据安全与网络监控软硬件使用通过国家安全认证的品牌产品，不得安装任何与加工无关的软件。
    5.应自备完成档案扫描整理加工服务所需的各种硬件设备（电脑、扫描仪、打印机、监控设备、服务器等）、办公桌椅、各类耗材（纸张、墨盒、夹子、白乳胶等文具、装订、裱补材料工具）、运输工具等。本项目工作场地内使用的计算机硬盘由供应商自带，要求是全新未拆封的，安装前需交采购人登记备案。
    6.应视档案实体保存情况选用不同的数字化设备，避免损害档案实体。所有设备进场前应接受采购方的安全检测，数字化加工期间不得擅自送外维修；任务完成后设备离场前应会同采购方无条件无偿拆除自带加工设备中的存储介质及加工过程中使用过的其他移动存储介质（含已损坏）移交给采购方，并接受安全检测。
    7.应提供空间不少于10TB，存放数字化影像数据，并支持数据查询，实现将数字化成果挂接到采购方现有档案系统，由此产生的费用由供应商自行承担。
    8.供应商需无条件配合业务系统升级改造过程中引发的档案整理扫描流程的变化，且由此产生的人员变化及其费用均由供应商承担。
    （二）驻场人员要求
    1.项目负责人需具有档案中级或以上职称，能够严格按项目要求组织所属人员进行必要的上岗培训和数字化加工服务的日常管理，制定并组织执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度，做好各项工作记录、登记、统计、报表，自觉接受采购方的检查，确保服务达到质量要求。
    2.要根据项目进度要求组织经验丰富、保密意识强的人员进驻，项目负责人及核心技术人员要常驻采购人现场，供应商需向采购人提供进场人员的身份证明、无犯罪记录证明以及与供应商公司签订的符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。    

3.驻场人员需在采购方指定的地点加工，不得携带非工作需要的私人物品，派驻人员数量与素质、技术与管理水平能够满足本项目的要求。
    4.驻场人员需执行数字化安全保密制度，定期参加安全保密教育，明确不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务，签订保密协议并报送采购方备案；项目执行期间，供应商应安排一定数量的保密员驻场工作，定期开展驻场人员保密审查。
    （三）项目实施要求
    1.加工准备。供应商需在项目实施前完成在档案主管行政部门备案工作，并结合采购方的需求制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理、数字化的管理规定、操作流程、项目跟踪管理的实施细则以及各阶段的时间表，确保符合《档案服务外包规范》（DA/T68）《纸质档案数字化规范》（DA/T31）《录音录像档案数字化规范》（DA/T62）等档案行业标准开展数字化工作。
    2.过程管理。供应商应按要求做好档案数字化加工全过程的文件留存（并建立档案数字化外包项目管理档案），对加工全流程规范安全管理，确保数字化成果符合质检标准和安全保密管理，确保档案原件和数字化档案信息的安全。对于档案数字化加工的管理制度、出入库交接单、加工流程单、质量检查情况登记单、视频监控回放记录、成果移交清单、进场设备清单等规范记录、及时整理装订成册，保存完整规范的数字化加工记录。项目实施期间，采购方有权安排工作人员及第三方监理机构对加工全过程进行监督检查。
    3.加工流程。
    3.1.档案交接。（1）检查档案资料：对档案及资料的完整性、真实性进行检查；（2）登记移交清单：对档案材料实体内容按移交清单内容逐一登记；（3）清点档案材料份数；（4）工序内部交接：根据各工序环节，对档案进行登记交接。
    3.2.档案资料整理。逐卷逐件检查核对年度、题名、页码等信息，按照目录数据库要求对错漏项进行修订补充，完善档案的排列、编目等内容，并进行登记或标注；对不符合归档要求的材料进行拆钉、托裱、折叠、排序、编页号、编制卷内目录、修正卷皮和备考表、标注密级、装盒等整理；对发黄发脆、破损档案要进行技术修复，单面有字的进行托裱，双面有字的可进行丝网加固处理，褶皱不平影响扫描质量的，应先进行压整等处理，修复工作要求按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）进行操作。
    3.3.档案扫描标准。
    （1）扫描工艺：不得损坏档案原件，不漏扫。扫描应根据档案原件情况、设备情况选择相应的扫描方式，注意对档案实体的保护，尽量选择对档案实体破坏性小的扫描设备，纸张状况较差的档案应采用平板扫描仪。对于装订成册、不便拆装的档案做好档案的登记和记录，直接用专业的不拆卷扫描仪直接扫描。
    （2）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式。
    （3）扫描分辨率：不小于300dpi，档案原件不清、字迹较淡，扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率，高精度信真复制的档案不小于600dpi。
    （4）存储格式：采用JPG、PDF及OFD三种格式，图像一般不进行压缩。
    （5）图像文件转换时，应对图像进行OCR识别，形成双层PDF或OFD格式文件保存，纸质手写体档案扫描形成的图像可直接转换成PDF或OFD。
    3.4.图像处理标准。
    （1）对扫描后图像要进行检查，对不符合阅读方向的数字图像进行旋转还原，对出现偏斜的图像进行纠偏处理，偏斜角度小于1度。
    （2）应遵循展现档案原貌的原则，对数字图像进行去污处理，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等，对扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质应进行去污操作。
    （3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，拼接时应确保拼接处平滑地融合，无明显拼接痕迹，不能缺少信息，拼接处理后的图像分辨率不小于300dpi，以保证档案数字化图像的整体性。
    （4）图像质量检查，采用计算机自动校对和人工校对相结合的方式，对图像进行核验。发现图像不完整、无法清晰识别或图像失真角度较大的，应重新扫描；漏扫、重扫、多扫的应及时改正；图像排列顺序与档案原件不一致的，应及时调整；图像旋转、纠偏、裁边、去污、拼接等处理情况不符合图像质量要求的，应重新进行图像处理。
    3.5.目录建库标准。
    （1）目录建库应选择通用的数据格式，如EXCEL、XML等，并能导入采购方档案管理系统中。
    （2）档案著录要求，著录字段要根据各门类档案库结构，包括单不限于卷号、件号、题名、责任者、日期、页数、页号、密级、案卷信息等，著录标准按照采购方要求实施。
    （3）文书档案需在图像文件转换的同时识别为WORD文档。

（4）采用双人著录，保证索引建立的准确性，要与影像信息、档案实体一致。

3.6.总体检查。（1）对扫描完成后档案电子目录和图像进行逐盒逐件逐页的检查，核对与档案实体信息、档案管理系统是否一致。（2）检查扫描图像数据信息的完整性，避免图像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象。  （3）检查、监督数字化加工管理流程中整理、扫描等各工序是否符合质量要求，扫描流程必须经过一检、二检二次以上质量审核，形成工作流程单；（4）检查接收记录与入库记录是否一致。

3.7、档案装订及上架入库。数字化加工工作完成后，应对拆除装订物的档案重新进行装订，装订时应保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。对照出库登记信息对档案进行检查清点，履行入库交接手续，按照档案类别及排序将档案实体入库上架。

3.8.数据挂接标准。

（1）汇总挂接。档案数字化转换过程中形成的目录数据、元数据与图像数据，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端终。

（2）数据关联。应对档案目录数据、元数据与图像文件进行挂接，以实现目录数据、元数据与图像文件的关联。以纸质档案目录数据库为依据，将每份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件；将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每份图像文件的文件名、元数据以及档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

（3）挂接检查。根据软件流程程序，对扫描文件质量及挂接情况逐份进行检查，确认合格后转换数据至采购方提供的服务器和系统中。挂接结果检查应包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与档案整理、扫描时数量是否一致、数字图像文件是否能打开等，不一致时应注明具体原因和处理办法，结合挂接检查情况逐一填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单。

3.9.元数据采集。按要求采集数字化过程中形成的背景及其技术结构的元数据，主要包括：数字化软硬件信息、数字化日期与时间、格式、扫描分辨率、色彩空间等各类技术参数、信息。

3.10.备份要求。

（1）录入数据和扫描图像在质检通过后，应分阶段采用全新适当容量原厂黒胶硬盘、高容量蓝光光盘等方式储存、备份和移交，存储及备份内容包括数字图像、目录数据与元数据等，备份一式三套每套备份载体均需编号、贴标签、制作目录及内容说明清单，以便管理和查找。

（2）JPG、PDF、OFD、WORD格式文件分开不同的硬盘储存，每种格式都需分别提供至少两套硬盘及一套高容量蓝光光盘，数据移交前进行查毒、杀毒处理。

（四）其他事项

1.供应商在本项目合同生效起7个工作日内备齐数字化所需设备用品入场，并委派能熟练使用上述设备的档案扫描、录入方面的专业人员在采购方的工作现场进行作业，应当在规定的期间内完成合同任务、确保电子档案质量和采购方档案的安全，未能按时完成工作量、有档案遗失、污损、泄密、错漏等应赔偿采购方。

2.供应商参与本项目的人员需遵守采购人各项管理制度，如有违反，采购人可要求供应商更换违纪人员，供应商不得对此提出异议。

3.如扫描人员出现错误较多、严重或多次无故延迟扫描，造成较大影响的，采购人可要求供应商更换扫描人员，供应商不得对此提出异议。
    4.供应商需在采购方规定的期间内完成既定工作量。

（五）档案信息安全保密要求

1.供应商应当保证采购方档案资料的安全、完整和保密，不得摄制、翻印、复制或以任何方式对外透露或公布采购方的档案内容。

2.供应商需在档案主管行政部门进行备案，制定保证档案实体和档案信息安全的具体措施，与采购人签订保密承诺书及数据不留存承诺书，并根据采购人要求，配合做好对项目团队人员进行审查。

3.在采购方提供整理、扫描的环境中，供应商需按规范的流程开展档案整理和数字化工作，及时整理报告项目进度和完成情况；在项目实施的过程中，需严格遵守国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》、《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》、保密法规及采购方的各项管理制度，积极支持、配合采购方以及档案行政管理部门的安全保密检查。

4.供应商完成本项目时，其为本项目开展提供的设备应由采购方进行安全处理后再归还。

5.供应商参与本项目的人员需按要求完成保密教育培训。

    二、供应商资格要求

1.具有独立法人资格或具有独立承担民事责任的能力的其它组织（提供营业执照或事业单位法人证等法人证明扫描件，原件备查）。

2.企业经营范围（根据实际需要填写）。

3.本项目不接受联合体投标。

4.参与本项目投标前三年内，在经营活动中无重大违法记录。

5.参与本项目政府采购活动时不存在被有关部门禁止参与政府采购活动且在有效期内的情况。

6.具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条第一款的条件。

7.未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。

【注：“信用中国”“中国政府采购网”以及“深圳市政府采购监管网”为供应商信用信息的查询渠道。】

8.具有国家乙级以上秘密载体印制资质且资质类别为档案数字化服务方面。

三、报价文件要求

供应商需提交以下材料（加盖公章）：  

1.营业执照副本复印件；

2.国家乙级以上秘密载体印制资质且资质类别为档案数字化服务资质证书复印件；

3.报价明细表（含服务单价、总价、税费等）；

4.近三年同类项目业绩证明；

5.其他相关材料。

四、重要提示

1.报价单内容按照统一模板填写（详看附件）

2.供应商报价为市场摸底，最终采购方式由采购人负责解释。

3.本公告期限:符合资格的供应商应当在2025年4月11日上午9:00至2025年4月16日下午6:00期间将报价单发送至以下邮箱（报价单需包括Word可编辑版与PDF盖章扫描版）：

深圳市中正招标有限公司：zhongzheng6699@163.com

4.采购人及区发改财政局有权对中标供应商就本项目资格条款要求提供的相关证明资料（原件）进行审查。供应商提供虚假资料被查实的，则可能面临被取消本项目报价资格、列入不良行为记录名单、三年内禁止参与本区政府采购活动的风险。

5.本询价公告及本项目招标文件所涉及的时间一律为北京时间。报价单位有义务在询价期间浏览深圳市中正招标有限公司官网（http://www.szzzt.com/），在深圳市中正招标有限公司网上公布的与本项目有关的信息视为已送达各报价人。

六、联系方式

1.代理机构

单位名称：深圳市中正招标有限公司  

详细地址：深圳市福田区民田路171号新华保险大厦903

项目联系人：李工

联系方式：0755-83026699

2.投诉单位

单位：深汕特别合作区发改财政局采购办

电话：0755-22100803

邮编：518200

地址：广东省深圳市深汕特别合作区政和楼1栋

附件：1.报价文件格式